Ventajas del ERP para gestionar información gerencial

Posted by | diciembre 23, 2014 | Consejos, Herramientas | No Comments

ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning; Planificación de Recursos Empresariales, en castellano) constituye una herramienta informática basada en la agrupación integrada de aplicaciones de gestión de la información gerencial de una empresa, las cuales comparten la misma base de datos. Por lo tanto, el ERP alberga y pone en conexión, en el marco de un único programa, todas las funciones básicas de una empresa, tales como planificación, producción, logística, compras, ventas o almacén.

Por lo que respecta a los tipos de ERP existentes, se ofrecen en el mercado dos grupos de soluciones que representan paradigmas distintos y un modelo mixto, el cual supone un cruce entre las características de las dos referencias principales. También convive con estas herramientas el software a medida.

Este último software conlleva unos costes altos de implantación y desarrollo, ya que se configura expresamente para una empresa en concreto. La duración de este proceso también será larga. Su principal ventaja está en que este programa contendrá soluciones adaptadas a los problemas concretos de la empresa y desechará las prescindibles, haciéndolo a medida. La contrapartida más destacada consiste en que la particular configuración del ERP liga a la empresa con el proveedor en cuestión de tal manera que, en caso de imprevisto, se produce una fuerte dependencia a la hora de afrontarlo.

Sin embargo, los dos grupos referentes del software para empresas se identifican con la dicotomía horizontal-vertical.

Por una parte, el software horizontal (también conocido como estándar, modular o generalista) aporta un núcleo común de aplicaciones de gestión. Por su configuración estandarizada, su implementación se revela como ágil y económica. Además, cabe la posibilidad tanto de pedir los módulos que se requieran como de arreglar las disfunciones surgidas, dado que una consultora informática, como Bitendian, se puede encargar del mantenimiento de estas aplicaciones básicas.

Este paquete de aplicaciones se encuentra implantado en empresas que no necesitan programas excesivamente complejos y a las que les basta con las soluciones generalistas. También lo usan pymes que no pueden permitirse uno adaptado a sus dinámicas habituales, por lo que la oferta comercial resulta amplia y cuesta discernir qué software horizontal puede convenir a la empresa.

Por otro lado, el software vertical (también llamado especializado) gestiona recursos de empresas de un determinado sector, puesto que ha sido diseñado en función de las operaciones propias de ese nicho. Resulta más funcional para la empresa que contrata sus servicios, dado que contiene aplicaciones específicas relativas a las necesidades concretas del negocio. Aparte de contar con las aplicaciones del software generalista, en el vertical se manejan las especializadas, las cuales entroncan con el lenguaje y la información que circulan. Una de las desventajas de este software se basa en el encarecimiento de los productos, debido a que los aspectos singulares de cada nicho no favorecen una oferta amplia ni facilitan la realización de presupuestos a escala. Pero su principal inconveniente es que si una empresa cuenta con un valor añadido frente a la competencia, se puede ver obligada a adaptarse al software perdiendo dicho valor. O por otro lado, tendrá que adaptar el software a su modelo de negocio para mantener su valor añadido

En último lugar, cabe mencionar un software híbrido, el verticalizado (o parametrizado), que parte de la estructura del horizontal para incluir funciones del vertical. Constituye una solución en auge, ofrecida por los principales fabricantes y que difumina los límites entre los dos paradigmas fundamentales. De esta manera, resulta posible acceder a aplicaciones especializadas de diseño desde un pack de módulos homologado. La adaptación que supone insertar las aplicaciones especiales se implementa mediante un proceso de parametrización cuyos márgenes de escala se están tratando de optimizar.

Tipos de ERP

A modo de resumen en esta imagen podemos ver de forma esquemática el modelo de negocio de una empresa, y cómo los distintos tipos de ERP pueden ajustarse a él. El ERP vertical está enfocado claramente al sector del negocio, por lo que las similitudes son evidentes. No obstante, puede haber pequeñas peculiaridades en nuestro modelo de negocio distintas al resto que nos otorgan un valor añadido, el cual vamos a perder al aplicar el ERP vertical y adecuarnos a su estándar. Si analizamos el ERP parametrizado vemos que nos ofrece una serie de rangos para amoldar el ERP a muestro modelo de negocio. Es posible que el rango que ofrece no sea lo suficientemente amplio como para cubrir las necesidades de nuestro modelo de negocio actual, pero sí nos permitirá que el resultado final que obtengamos sea parecido al modelo inicial. Por último el ERP horizontal ofrece una serie de funcionalidades estándar que, aunque no están adecuadas a nuestro modelo de negocio, sí nos acercan al estándar y nos sirven para implementar las operaciones más básicas de la empresa. 

Las particularidades de los distintos ERPs y las necesidades concretas de cada empresa se encuentran en el meollo del análisis de ventajas e inconvenientes de su elección.

A pesar de que hemos señalado las razones por las que el software verticalizado se revela como una solución plausible en relación a calidad y precio, existen diferentes factores que han de tenerse en cuenta a la hora de calibrar qué ERP interesa contratar.

En primer lugar, conviene plantearse si el grado de especialización, los cuellos de botella que se experimentan o la futura evolución de la empresa requieren una solución de tipo vertical y, en caso afirmativo, sondear el mercado para valorar la oferta existente. Otra opción pasa por calcular el precio de una parametrización que adapte aplicaciones del paradigma vertical a un paquete de tipo estándar. Aparte de las complicaciones para desarrollar presupuestos de escala, la atomización de los clientes de los productos verticales dificulta que los proveedores ofrezcan respuestas útiles a sus demandas diversas.

Por último, tanto el paradigma horizontal como el vertical poseen dos modalidades de alojamiento de las aplicaciones del ERP. La tradicional o de escritorio es la relativa a la instalación del software en el servidor de la empresa, con los conocidos gastos de mantenimiento. Por su parte, la online se encuadra en el formato cloud computing y conlleva una reducción de costes en general y accesibilidad al margen de instalaciones físicas. En definitiva, el ERP supone un activo imprescindible para una empresa potente, por lo que su elección ha de estar basada en criterios de análisis objetivos.

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